Quand notre back office est devenu un outil de gestion des abonnements

Le point de départ : un Google Sheet qui montrait ses limites

Notre situation ressemblait probablement à celle de beaucoup d'agences ou de petites entreprises qui facturent des services récurrents. Un tableau partagé avec les clients, les projets, les services, les dates de renouvellement et les prix. Fonctionnel au départ. Ingérable à mesure que le portefeuille client grossit.

Les problèmes concrets :

• Impossible de planifier une augmentation de prix à l'avance. Quand OVH annonce une hausse en octobre pour janvier, il fallait s'en souvenir — et espérer ne pas oublier.
• Aucune notification automatique. Les échéances approchaient en silence.
• Aucune vision des marges. On savait ce qu'on facturait, pas ce qu'on gagnait réellement.
• Chaque facture dans Harvest était créée à la main, en retournant consulter le tableau.

Le Google Sheet n'était pas un outil de gestion. C'était une liste de rappels qu'on devait surveiller soi-même.

Ce qu'on a construit

On a développé un module complet intégré à notre back office. L'idée n'était pas de créer un logiciel de facturation — Harvest remplit ce rôle très bien. L'idée était d'avoir un référentiel unique pour tout ce qui précède la facture : les clients, les projets, les services, les prix, les marges, et les automatisations qui font que rien ne passe entre les mailles.

Un catalogue de services structuré

Tout commence par un catalogue. Chaque service que l'on propose — hébergement, nom de domaine, maintenance, plugin, email — est référencé avec son prix de vente et son coût réel.

Ce catalogue fait la distinction entre deux types de services :

Les services à coût fixe — une infrastructure comme un serveur ou une plateforme d'hébergement a un coût annuel global, indépendant du nombre de clients. Plus on y héberge de projets, plus la marge augmente. Ce coût appartient à l'agence, pas à un client en particulier.

Les services à coût unitaire — un nom de domaine, un compte email, un plugin. Le coût est directement proportionnel à la quantité. Un domaine .be coûte X €/an. Trois domaines coûtent 3×.

Cette distinction est la clé d'un calcul de marge honnête.

Des abonnements, pas juste des lignes de tableau

Chaque client peut avoir plusieurs projets. Chaque projet regroupe ses services avec leurs quantités, leurs prix et leurs spécificités. Un client peut avoir un prix négocié différent du tarif catalogue — le système le respecte et ne l'écrase jamais lors d'une mise à jour globale.

Quand un projet est créé, la date de prochaine facturation est définie. À partir de là, tout s'enchaîne automatiquement.

Les automatisations qui changent vraiment la vie

C'est là que le module prend tout son intérêt.

Génération automatique des événements de facturation. Chaque nuit, le système vérifie les projets dont l'échéance approche. Il calcule le total de la période, génère l'événement de facturation avec le détail ligne par ligne, et avance automatiquement la prochaine date. Quand on ouvre le back office le matin, les factures à préparer sont là — déjà calculées.

Notification équipe. Sept jours avant chaque échéance, l'équipe reçoit un email récapitulatif : client, projet, période, montant HTVA, lien direct vers l'événement. Plus rien ne peut passer inaperçu.

Notification client. Pour les contrats annuels, le client peut recevoir un email d'estimation avant son renouvellement — avec le détail des services et le montant prévisionnel. Cela lui laisse le temps de décider s'il souhaite faire évoluer sa formule.

Planification des augmentations de prix. On sait en octobre qu'OVH augmente ses tarifs en janvier ? On programme l'augmentation maintenant. Le système l'appliquera automatiquement à la bonne date, sur tous les projets concernés — en préservant les prix négociés au cas par cas.

Une visibilité réelle sur les marges

C'est le bénéfice le plus concret pour nous en tant qu'agence.

Pour chaque service mutualisé, le système calcule en temps réel la marge globale : ce que l'ensemble des projets génère sur cette infrastructure, comparé à ce qu'elle coûte réellement. Plus on y ajoute de clients, plus la rentabilité progresse — et on peut le voir.

Pour chaque projet, le détail de chaque événement de facturation est conservé comme un snapshot : prix au moment de la facturation, remises appliquées, règles spécifiques. L'historique est complet et immuable.

La règle des domaines — un exemple de logique métier

Un exemple concret de la complexité que le module absorbe silencieusement.

Notre règle : si un projet inclut de l'hébergement et n'a qu'un seul nom de domaine, ce domaine est offert. Si le projet a plusieurs domaines, on facture tous les domaines sauf le moins cher.

Cette règle est appliquée automatiquement à chaque génération de facturation. Elle est capturée dans le détail de l'événement sous forme de remise, visible et traçable. Zéro calcul manuel.

De l'événement à la facture Harvest

Une fois l'événement de facturation prêt, la création de la facture dans Harvest se fait en un clic depuis le back office. Les lignes sont reprises directement depuis le détail calculé. L'identifiant et l'URL de la facture Harvest sont ensuite enregistrés dans l'événement — tout reste lié.

Ce que ça change concrètement

Notre back office n'est plus un simple CMS. C'est un outil de gestion qui couvre tout le cycle de vie d'un abonnement client : de la création du service à la facturation, en passant par les notifications, les hausses de prix et le suivi des marges.

On a arrêté de surveiller un tableau. On reçoit des alertes, on vérifie, on valide, on facture. Le reste est automatique.

Ce type de module peut être développé pour nos clients qui gèrent eux-mêmes des abonnements ou des services récurrents — qu'il s'agisse d'une plateforme SaaS, d'un service de maintenance, ou de tout autre modèle à revenus récurrents.